Caso Práctico Gestión de contratos en el sector educativo al servicio de múltiples organizaciones

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Educa examina los avances tecnológicos y los vincula a la mejora de la calidad en la enseñanza obligatoria (primaria y primer ciclo de secundaria), la formación profesional, los institutos de enseñanza secundaria y los centros de enseñanza secundaria técnica (segundo ciclo de secundaria).
Más información

Mejoras de la Primera Fase

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Reducción de los errores de copiar y pegar

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Ahorro de tiempo

Plantillas Automatizadas

Antecedentes

  • Educa examina los avances tecnológicos y los vincula a la mejora de la calidad en la enseñanza obligatoria (primaria y primer ciclo de secundaria), la formación profesional, los institutos de enseñanza secundaria y los centros de enseñanza secundaria técnica (segundo ciclo de secundaria).
  • Asienta las bases del espacio educativo digital suizo en todo el país.
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Seguimos la evolución de la transformación digital y su aplicación al espacio educativo suizo. Combinar la búsqueda constante de la calidad con la aplicación de la tecnología más avanzada es el núcleo de nuestra misión corporativa. Esa misma aspiración da forma a las opciones dentro de nuestro espacio de trabajo digital.

Desafíos

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  • Educa necesitaba una forma de automatizar rápidamente la generación de paquetes de documentos para sus proveedores, gestionar las aprobaciones de los mismos, entre otras cosas.
  • El sistema tenía que ser compatible con la nube para crear una contratación global en todos los cantones.
  • Debía poder crecer con el equipo a medida que aumentaran sus demandas tecnológicas y de complejidad.
  • Necesitaba un entorno seguro.

Incorporación

  • Formación interna para los usuarios.
  • Educa comenzó inmediatamente a utilizar Legito como herramienta de gestión del ciclo de vida de los documentos de la empresa.
  • El desarrollo continuo de Legito, las mejoras y los lanzamientos de funciones permitieron que el caso de uso se ampliara a las firmas electrónicas y las aprobaciones.
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Automatización de plantillas

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  • Se han creado más de 10 conjuntos de plantillas diferentes.
  • El más popular contiene más de 20 documentos diferentes.
  • Garantiza un lenguaje contractual universal y actualizado en todos los documentos.

Automatización del flujo de trabajo

  • Múltiples flujos de trabajo en uso dependiendo del documento y del proveedor.
  • Los flujos de trabajo se utilizan para agilizar el proceso de revisión y aprobación de documentos en toda la organización.
  • Los flujos de trabajo también se utilizan para documentos cargados, donde Legito funciona como software de gestión de documentos.
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Integración DocuSign

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  • Se ha implementado la integración con DocuSign en Educa.
  • Los procesos de documentos individuales se gestionan a través de la integración de Docusign.
  • Así se han conseguido ahorros significativos en tiempo y complicaciones con los procesos de firma de los documentos.

Resultados

  • Ahorro de tiempo en la tramitación de los contratos.
  • Mejor control del contenido de los contratos y, por tanto, de su cumplimiento, gracias al control de Legito sobre las ediciones no autorizadas en las plantillas.
  • Contratos gestionados de acuerdo con los procedimientos internos de Educare con gestión y supervisión centralizadas de los datos.
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