Caso Práctico Un bufete internacional aumenta sus credenciales LegalTech

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Gómez-Pinzón, un bufete de abogados con sede en Bogotá, Colombia, y miembro de la Alianza Affinitas, se distingue de sus homólogos por ofrecer un asesoramiento respetado en diversas áreas del derecho.
Más información

Mejoras de la Primera Fase

Abogados incorporados en un mes

Plantillas automatizadas en dos meses

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Tiempo ahorrado por documento tras un mes de automatización

Antecedentes

  • Gómez-Pinzón, un bufete de abogados con sede en Bogotá, Colombia, y miembro de la Alianza Affinitas, se distingue de sus homólogos por ofrecer un asesoramiento respetado en diversas áreas del derecho.
  • Altamente innovadora, y reconocida como una de las firmas de abogados más influyentes de América Latina.
  • Gómez-Pinzón integra herramientas de software de última generación dentro de sus procesos que, combinadas con un trabajo riguroso, permiten a la firma ofrecer a sus clientes y socios múltiples soluciones de servicio que la sitúan muy por delante de la competencia.

Detalles de la operación:

  • 25.000.000.000 de dólares en operaciones en el último año
  • reconocidos año tras año por Chambers & Partners y Legal 500
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En Gómez-Pinzón tenemos el firme compromiso de apalancar nuestros servicios jurídicos en herramientas tecnológicas, que nos den la eficiencia necesaria para seguir prestando servicios de alta calidad y ofreciendo el mejor servicio al cliente.
Mauricio Jaramillo

Socio

Desafíos

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  • Muchos de los servicios y procesos internos de la firma requieren la preparación, gestión y seguimiento de muchos documentos, incluyendo informes y contratos.
  • Gestionar información sensible y confidencial de los clientes.
  • Muchos colegas trabajan a distancia.
  • Muchos proyectos requieren una colaboración estrecha y continua entre Gómez-Pinzón y sus clientes y colaboradores.
  • Los documentos requieren actualizaciones periódicas debido a cambios en la legislación, y es necesario garantizar que todos los empleados trabajan con contenidos actualizados y aprobados.
  • Es necesario introducir en los documentos datos almacenados en aplicaciones independientes.
  • Deseo de automatizar procesos repetitivos y cíclicos para que los abogados tengan tiempo de prestar un servicio de calidad.
  • Necesidad de estructurar los datos y procesos de modo que los periodos de mayor carga de trabajo documental puedan repartirse a lo largo del año.

Proyecto inicial y evaluación

  • Un país, un equipo, un único caso de uso
  • Tres (3) meses de implantación
  • Se seleccionó un documento de prueba para automatizarlo con el fin de probar a fondo las capacidades del software y calibrar sus beneficios.
  • Los ingenieros jurídicos de Legito ayudaron a la empresa a formar a algunos empleados para que se convirtieran en expertos en automatización del departamento de innovación de Gómez-Pinzón.
  • Puesta a punto periódica de la implementación mediante sesiones de formación y feedback con los usuarios avanzados y las partes interesadas del proyecto.
  • Formación del equipo de implementación
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Formación del equipo de implementación

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  • Una vez finalizado el proyecto inicial y automatizada la primera plantilla, quedó claro que Legito cumplía todos los requisitos de Gómez-Pinzón.
  • Gómez-Pinzón reunió un equipo interno para identificar los casos de uso y las oportunidades de automatización y comenzar la implantación de los nuevos procesos y automatización de documentos y procesos, así como la formación, para garantizar la adopción en toda la organización.

Expansión del proyecto

En menos de cinco (5) meses, el equipo de Gómez-Pinzón fue capaz de:

  • Automatizar en profundidad 3 plantillas.
  • Incorporar a 30 usuarios.
  • Reducir significativamente el tiempo de creación de sus documentos.
  • Utilizar plantillas automatizadas para redactar más de 100 documentos.
  • Reducir los tiempos de procesamiento de documentos en aproximadamente un 70%.
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Incorporación e implantación inicial

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Soluciones de automatización implementadas

  • Importación automática de datos entre documentos
  • Estructuración colaborativa de documentos entre múltiples equipos.
  • Flujos de trabajo y aprobaciones automatizados personalizados.
  • Cientos de elementos, tablas y artículos automatizados.
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Resultados

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  • Aproximadamente un 70% de ahorro de tiempo global en la preparación de cada documento.
  • Más de 20 plantillas automatizadas.
  • 30 usuarios utilizan regularmente la automatización avanzada de documentos.
  • Más de 50 documentos redactados automáticamente cada mes.

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