Caso práctico Implementación de la automatización de documentos en un bufete internacional

Caso práctico
Implementación de la automatización de documentos en un bufete internacional

Nombre:Kinstellar
Página web:https://kinstellar.com/
Sector:Servicios Legales
Tamaño250+ abogados
Oficinas:10 países

 

 

 

Más sobre Kinstellar

Mejoras clave

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Ahorro de tiempo de redacción

Plantillas automatizadas

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Oficinas Automatizadas de Documentos

Plantillas interconectadas y agrupadas

Antecedentes

Kinstellar es un bufete de abogados independiente líder en Europa emergente, Turquía y Asia central, con oficinas en Almaty y Nur-Sultan (Kazajstán), Belgrado (Serbia), Bratislava (Eslovaquia), Bucarest (Rumania), Budapest (Hungría), Estambul ( Turquía), Kiev (Ucrania), Praga (República Checa), Sofía (Bulgaria) y Tashkent (Uzbekistán).

Hechos clave:

  • 11 oficinas en 10 países
  • 250+ abogados
  • 7,500+ asuntos
  • 12 años en funcionamiento

Este caso práctico se presentó en la KM Summit 2019 de Londres.

«Preferimos Legito a otros sistemas de ensamblaje de documentos que probamos porque Legito nos permite automatizar documentos sin codificación ni programación.»

Petr Mestanek

Jefe de Know-how, Kinstellar

Desafíos

  • 11 oficinas
  • Sólo dos despachos con más de 40 abogados
  • Volumen relativamente pequeño de documentos producidos
  • No hay recursos que puedan dedicarse únicamente a la preparación de la automatización de documentos.
  • Cómo rentabilizar la iniciativa

Evaluación

  • Probamos dos soluciones de software de automatización de documentos durante tres meses
  • El grupo de prueba estaba formado por tres personas de tres oficinas diferentes: Almaty (abogado), Bucarest (abogado especializado), Praga (director de conocimientos)
  • Automatizó dos acuerdos de compromiso utilizando cada uno de los productos.

Criterios:

  • Precio – licencia, consultoría
  • Facilidad de uso para el autor y el usuario: curva de aprendizaje
  • ¿Pueden los autores crear plantillas automatizadas sin saber codificar?
  • Tiempo necesario para automatizar documentos simples/complejos
  • Calidad de la formación por parte del proveedor
  • Se necesita más capacitación después del período de prueba
  • ¿Se requeriría personalización antes del lanzamiento?
  • Costos / tiempo requerido para la personalización
  • Calidad de los servicios al cliente (soporte)
  • Características avanzadas
  • Reputación del proveedor
  • Velocidad del programa
  • Instalación
  • Facilidad de salida
  • Seguridad
  • Desarrollo de producto planificado

Inducción

  • Cuando comenzamos a implementar Legito, el curso de capacitación de usuarios avanzados en línea aún no estaba disponible. Por esa razón, organizamos un taller intensivo de 2 días para nuestros administradores de espacios de trabajo y creadores de plantillas automatizadas.
  • Primero, automatizamos una carta de Compromiso especializada para la oficina de Praga en dos idiomas: inglés y checo. Posteriormente, usamos la versión en inglés de la carta de compromiso como ejemplo para automatizar las cartas de compromiso en otras oficinas.
  • Al mismo tiempo, comenzamos a automatizar un conjunto complejo de documentos de seguridad para transacciones bancarias, que consisten en su mayoría en Contratos de Prenda .

Resultados

  • El conjunto automatizado de documentos de seguridad permite a nuestra oficina de Praga producir documentos para cada transacción 10 veces más rápido.
  • En total, los abogados de Kinstellar han publicado 28 plantillas automatizadas hasta la fecha. Muchas están interconectadas (la configuración o los datos insertados en un documento afectan a otros documentos relacionados).
  • Como bufete internacional que opera en una región con muchos idiomas diferentes, Kinstellar utiliza con frecuencia las funciones de «traducciones automáticas» y «documentos bilingües» de Legito, lo que reduce aún más nuestros tiempos de redacción.
  • Algunas plantillas de Kinstellar extraen automáticamente los datos de los registros mercantiles, evitando así la introducción manual de datos.

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