Caso Práctico Automatización del ciclo de vida de los documentos para operaciones jurídicas y adquisiciones en el gigante del comercio electrónico

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Kiwi.com es una empresa global de tecnología de viajes en línea. A través de su portal en línea, Kiwi.com ofrece un agregador de tarifas, un metabuscador y servicios de reserva de billetes de avión y transporte terrestre.
Más información

Mejoras de la Primera Fase

Empleados que aprovechan la gestión automatizada del ciclo de vida

Documentos digitalizados

Acciones mensuales del ciclo de vida de los documentos

Antecedentes

  • Kiwi.com es una empresa global de tecnología de viajes en línea.
  • A través de su portal en línea, Kiwi.com ofrece un agregador de tarifas, un metabuscador y servicios de reserva de billetes de avión y transporte terrestre.
  • Kiwi.com emplea actualmente a más de 2.000 personas.
  • El equipo jurídico y otros departamentos gestionan un gran número de documentos, la mayoría de los cuales requieren aprobación y firma electrónica.
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Elegimos Legito porque nos permite automatizar, gestionar y almacenar nuestros documentos en una única plataforma.
Nicola Batrlova

Administrador de operaciones jurídicas, Kiwi.com

Desafíos

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  • Mantener los documentos organizados en una empresa que crece y cambia rápidamente, y que opera en varios países.
  • Largos plazos de entrega de los contratos.
  • Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para recibir la aprobación de las partes interesadas en los documentos.
  • Alcanzar el estatus de empresa sin papel.

Inducción

  • Formación interna para los usuarios.
  • Kiwi.com comenzó inmediatamente a utilizar Legito como herramienta de gestión del ciclo de vida de los documentos de la empresa.
  • El desarrollo continuo de Legito, las mejoras y los lanzamientos de funciones permitieron que el caso de uso se ampliara a las firmas electrónicas y las aprobaciones.
  • Más de 150 usuarios utilizan Legito a diario en Kiwi.com.
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Automatización del flujo de trabajo

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  • Kiwi.com automatizó el flujo de trabajo de documentos con una aprobación (véase la imagen de la izquierda/derecha).
  • El documento puede ir y venir dentro de las tres primeras etapas del flujo de trabajo sin ninguna restricción.
  • Se requiere la aprobación del documento antes de pasar a la etapa «Listo para firmar».
  • Una vez aprobado, el documento se bloquea y continúa a lo largo de su ciclo de vida.
  • Se utiliza eSignature para ejecutar los documentos (actualmente se utiliza la solución integrada DocuSign).
  • Una vez iniciado el proceso de firma, el documento pasa automáticamente a la etapa «Firma en curso».
  • Si el documento se firma electrónicamente, pasa automáticamente a la Etapa Firmado, y el PDF firmado se carga automáticamente en el Registro del documento;
  • si se cancela la firma, la Etapa de flujo de trabajo final del documento sería «Cancelado».

Resultados

  • Más de 6.000 registros de documentos organizados y gestionados.
  • Gestión eficaz del ciclo de vida de los documentos con la posibilidad de firma electrónica directamente en la interfaz de usuario de Legito.
  • Las plantillas automatizadas con enrutamiento de flujos de trabajo ahorran gran cantidad de tiempo que antes se dedicaba a las revisiones de documentos y al seguimiento de un documento a lo largo de su ciclo de vida.
  • Nuestros usuarios siempre trabajan con la última versión de las plantillas.
  • Los recordatorios automatizados nos ayudan a realizar un seguimiento de los plazos de los contratos.
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