Caso práctico Automatización de documentos en agencias inmobiliarias

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Fincentrum Reality, una empresa inmobiliaria de Fincentrum & Swiss Life Select, cuenta con aproximadamente 150 agentes inmobiliarios y 3 abogados internos que gestionan las operaciones legales.
Más información

First Phase Mejoras clave

Minutos Ahorrados por Operación

Plantillas Automatizadas

Documentos Word Unificados en Uno

Reducción del Tiempo de Entrega de los Contratos

Antecedentes

  • Fincentrum Reality, una empresa inmobiliaria de Fincentrum & Swiss Life Select, cuenta con aproximadamente 150 agentes inmobiliarios y 3 abogados internos que gestionan las operaciones legales.
  • Fincentrum Reality procesa 1.600 operaciones al año y ofrece un servicio completo a sus clientes, que incluye asistencia jurídica, contratos y custodia.
  • Desarrolló un sistema CRM interno para realizar un seguimiento de las oportunidades y los clientes de los agentes.
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Pocos días después de que publicara la directriz que obligaba a todos los abogados a utilizar Legito para la redacción automatizada de contratos, los abogados no estaban contentos con tener que aprender algo nuevo y hubo bastante rechazo a hacer las cosas a la antigua usanza. Después de 2 semanas de utilizar Legito, mientras el servidor de Legito estaba en mantenimiento regular, nuestros abogados me preguntaron cuándo Legito volvería a estar en funcionamiento porque no podían imaginar redactar contratos manualmente de nuevo.

Desafíos

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  • Tiempo de entrega de los contratos entre los corredores y los departamentos jurídicos
  • Calidad del primer borrador de los contratos creados por abogados y corredores
  • Excesivo papeleo
  • Ejecución rápida y eficaz de las operaciones «in situ»

Implementación

  • Una única plantilla de contrato de compraventa de bienes inmuebles con seis (6) plantillas agrupadas (poder notarial, consentimiento del cónyuge, etc.).
  • Contrato de compraventa con todas las opciones posibles e instrucciones de automatización incorporadas en más de 150 páginas en MS Word. Había cientos de opciones y miles de dependencias lógicas (condiciones y repeticiones). Automatización subcontratada a un socio de Legito.
  • Para completar la versión 1.0 se necesitaron aproximadamente cuatro (4) meses de pruebas y cinco (5) iteraciones.
  • Posteriormente, debido a la respuesta positiva de la fase inicial, Fincentrum Reality decidió automatizar internamente 21 plantillas adicionales sin la ayuda de Legito.
  • Estas plantillas eran más cortas y menos complejas que el contrato de compraventa, por lo que resultaban más fáciles de automatizar.
  • Estas plantillas incluían un contrato de alquiler/arrendamiento, un AML, un contrato de corretaje, varios contratos de custodia y un contrato de reserva.
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Integraciones y firmas electrónicas

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  • Todas las plantillas automatizadas están conectadas con el sistema CRM propiedad de Fincentrum Reality, y los documentos en Legito se rellenan automáticamente con los datos del CRM para evitar la doble entrada de datos.
  • Todos los contratos y documentos, excepto los que requieren verificación de firma por Notario Público, se firman a través de la solución de firma diametral propiedad de Legito, Legito BioSign.
  • Los documentos generados por Legito y los PDF firmados a través de Legito BioSign se guardan automáticamente en un almacenamiento de archivos independiente únicamente como copia de seguridad.
  • Todos los abogados y agentes utilizan Single Sign On para acceder a Legito, utilizando el protocolo OAuth.

Inducción

  • Al principio, sólo los abogados internos utilizaban Legito para redactar contratos para los Corredores.
  • Tras esta fase inicial, se concedieron permisos a los agentes en Legito para crear documentos para su revisión legal o para su ejecución.
  • Los agentes inmobiliarios recibieron formación sobre el manejo de todos los procesos de flujo de trabajo utilizando Legito.
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Resultados

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  • La tecnología superior ayuda a Fincentrum Reality a contratar a los mejores brokers.
  • Aumento de los ingresos porque los Brokers cerraron más operaciones más rápido.
  • Los brokers tuvieron más tiempo para conseguir nuevos clientes.
  • El departamento jurídico proporciona un soporte legal de calidad más rápido a todos los corredores.
  • Todos los contratos y documentos utilizados con frecuencia en las transacciones inmobiliarias se automatizaron en pocos meses.

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